Cu toții ne place un moan după o zi lungă, obositoare la locul de muncă - dar, adânc în sus, știm că dacă ar fi puțin mai bine organizate, lucrurile nu ar fi atât de rău. Vom fi mai pregătiți pentru sarcinile aruncate la noi, mai capabile să facem față unor complicații neașteptate și mai puțin probabil să ne panică când se apropie un termen limită.
Suveranul de afaceri suedez David Stiernholm știe și acest lucru, și de aceea este un structur - cineva care îi ajută pe oameni să se ocupe de tulburarea de zi cu zi, permițându-i să dezvolte obiceiuri pozitive și să se concentreze mai bine.
"Frumusețea structurării este că chiar și cele mai simple și mai mici schimbări au adesea efecte importante asupra productivității - ca să nu mai vorbim de efectele pozitive emoționale și mentale", spune Stiernholm.
El folosește aceste principii în afaceri, dar se poate aplica la orice, de la crearea unui program de formare la planificarea unui eveniment sau la scrierea unei cărți. Urmați planul său de opt puncte pentru a înlocui haosul cu structura.
1. Ia-ți planul în locul tău
Îmbunătățirea obiceiurilor dvs. ar trebui privită ca un proiect ca oricare altul. Deci, prima dvs. sarcină este să decideți opt sloturi de jumătate de oră când veți lucra la proiectul dvs. de structură - cum ar fi întâlniri, doar cu dvs. Primul slot este cel în care programați următoarele șapte, așa că felicitări, sunteți deja pe drumul cel bun!
În această primă întâlnire, găsiți o modalitate de a vă răsplăti pe măsură ce progresați prin program. Dacă există ceva gadget sau lucru pe care îl doriți, faceți un voucher, împărțiți-l în opt jetoane și dați-vă un simbol de fiecare dată când completați o secțiune. Sau aveți un afișaj vizibil în care marcați punctele. Unul dintre clienții mei a primit o cutie de meciuri foarte mari și a scris un sub-gol pe fiecare dintre ei. Pentru fiecare gol pe care la atins, a aprins meciul și sa bucurat de sentimentul de realizare în timp ce meciul a fost ars.
2. Alegeți instrumentul dvs.
Unde înregistrezi sarcinile pe care trebuie să le faci? Poate că unele dintre ele sunt e-mailuri marcate necitite sau marcate, cu mai multe despre Post-Its sau într-un notebook, în timp ce încă mai sunt într-un fel de listă de aplicații. Aceasta este o greșeală obișnuită. Cu cât mai multe locuri aveți pentru notele dvs., cu atât va fi mai greu să identificați la ce trebuie să vă concentrați acum.
Ia-ți o bucată de hârtie și notează toate lucrurile pe care trebuie să le faci în timp ce îți vin în minte. Începeți cu ceea ce trebuie să faceți astăzi, săptămâna aceasta și așa mai departe și continuați cu mult timp înainte, în timp ce vă simțiți de ajutor.
Decideți de unde veți păstra toate sarcinile de rezolvat de acum încolo. Nu contează dacă acesta este un instrument digital cum ar fi Outlook, un notebook sau chiar note lipicioase pe o placă. Odată ce toate sarcinile dvs. se află într-un singur loc, veți ști imediat ce trebuie făcut și când - și că nu pierdeți nimic crucial sau urgent.
3. Clarificarea sarcinilor
Am lucrat odată cu un antreprenor de modă care inițial a fost moașă. Într-o zi, o mamă care avea o erupție neobișnuită în stomac a vizitat-o. Clientul meu a spus: "Ar trebui să ne uităm la asta" și a scris "Important! Belly! ", Pe o notă lipicioasă, lipind-o în fața înregistrării medicale a pacientului. După câteva zile, ea a descoperit înregistrarea pacientului într-o grămadă. Văzuse o serie de alte burtă și acum nu mai putea să-și amintească ce însemna ea. Diavolul este în detaliu atunci când formulează sarcini de rezolvat.
Mergeți în lista dvs. și formați detaliile fiecărei sarcini în mod concret și temeinic. Dacă mai întâi trebuie să faci un lucru și apoi un altul înainte de a putea verifica o sarcină de rezolvat din listă, împărțiți-o în două sarcini separate. Asigurați-vă că fiecare sarcină conține un verb și aveți grijă de verbele precum "fixați", "asigurați-vă" și alte descrieri ambigue ale ceea ce intenționați să faceți - ați putea sfârși ascunderea unui întreg proiect în spatele unor vagi.
4. Creați-vă categoriile
Valoarea de a avea o singură listă de sarcini este clară. Dezavantajul este că privirea la o listă lungă de sarcini poate părea copleșitoare. Aici intră o structură bună: prin categorizare, veți evita să vă distrați prin a vedea sarcini pe care nu sunteți interesați să le ocupați acum și va fi mai ușor să vă concentrați asupra sarcinii care urmează.
Unde trebuie să fii fizic pentru a face această sarcină? Cât timp va dura sarcina pentru a finaliza? Când trebuie efectuată sarcina? De exemplu, în cazul în care 20% din sarcinile dvs. pot fi efectuate în timpul călătoriei dumneavoastră, vă veți uita doar la o cincime din întreaga listă când o verificați în tren.
Instrumentele de listă de instrumente digitale vă permit să clasificați sarcinile prin bifarea unei casete sau utilizând etichete sau etichete. Dacă lista dvs. de sarcini este în format fizic, puteți utiliza simboluri scrise, împărțiți notebook-ul în secțiuni utilizând filele sau separatoarele sau pur și simplu utilizați stilouri de marire. Începeți prin alegerea unei singure moduri de clasificare a sarcinilor de rezolvat și adăugați treptat mai multe categorii - în caz contrar veți percepe această metodă ca dificilă și complicată și reveniți la amintirea lucrurilor în loc să le scrieți (pentru că „).
5. Ia timp pentru recapitulare
Lucrurile neașteptate se întâmplă tot timpul - iar când se întâmplă, planurile și planurile sunt întrerupte. Intenționăm să facem o schimbare și să creăm un plan ambițios pentru a face acest lucru, dar ceva neprevăzut ne aruncă în afara cursului. Sarcinile considerate anterior drept priorități pot să nu mai fie la fel de importante ca o sarcină mai nouă și mai urgentă.
Pericolul este că te simți descurajat în loc de motivat și conchide că situația ta de lucru este pur și simplu imposibil de schimbat.Deci, ar trebui să faci tot ce este mai bun pentru a vă aștepta la neașteptate. În loc de o nouă sarcină de structurare, tratați acest slot ca unul "de rezervă" și folosiți-l ca o oportunitate de a vă întoarce pe pistă dacă ați căzut în urmă cu oricare dintre sarcinile anterioare.
6. Hunt Out Millstones
Verificarea în mod regulat a sarcinilor de pe lista dvs. vă permite să vă simțiți în grabă că ați făcut un pas și ați realizat ceva. Dar cei mai mulți oameni au anumite sarcini care rămân pe listă pentru zile, săptămâni sau chiar luni. Ei doar stau acolo, fermentând și frământând frustrarea, și mă refer la ei ca "moară". De fiecare dată când le vedeți neterminate, vă simțiți descurajați și lista pierde o anumită valoare. În plus, cu cât le puneți mai mult, cu atât este mai greu să începeți.
Găsiți pietrele de miere și pentru fiecare dintre acestea, formați următorul pas posibil ca o sarcină de rezolvat. Fă-l mic, atât de mic încât să te simți aproape jenat să-l scrie pe lista de rezolvat, iar apoi acesta va fi ușor de făcut și vă va fi pe drum, simțindu-se motivat - care este mult mai bine decât blocat și pasivă. Puteti chiar sa obtineti un astfel de impuls pentru a va simti ca in fiecare zi sa va luptati cu unul sau mai multi.
7. Timpul pentru a fi optimizat
Există o mulțime de locuri pe care le puteți stoca documente. Dacă sunt fizice, ar putea fi în fișiere de reviste, agățat dosarele de fișiere, o căsuță poștală pe birou sau doar grămezi; dacă sunt digitale, ar putea fi pe desktop, pe un server de fișiere partajat, pe un stick USB sau într-un nor … sau pe mai multe versiuni ale oricăror dintre acestea.
S-ar putea să știți cum vă aflați în jurul lor, dar dacă sunteți vreodată departe sau bolnav, nimeni altcineva nu o va face. Celălalt pericol este distragerea atenției - cu cât mai multe fișiere sau grămezi ai, cu atât este mai probabil să priviți unul în timp ce lucrați la altul și să vă gândiți la altceva ce trebuie să faceți.
Alegeți unul (sau preferabil mai mult) dintre aceste locuri de stocare. Apoi alegeți trei dintre cele pe care le depozitați în acel loc. Apoi, depuneți-l în altă parte sau, chiar mai bine, aruncați-l. Sunteți instantaneu mai raționalizat.
Un studiu raportat în recenzie de afaceri Harvard a arătat că într-o zi de lucru de opt ore, aproximativ 70 de minute sunt pierdute pentru a distrage atenția. Dacă puteți reduce această pierdere de timp cu numai o zecime, veți primi echivalentul a 3½ zile lucrătoare pe an.
8. Uită-te înapoi pentru a te uita înainte
Făcând acest lucru, veți fi realizat multe lucruri despre modul în care lucrați și vă va oferi un instrument de structură foarte important: anticipare. Dacă puteți crea o rutină continuă care funcționează pentru dvs., veți putea să anticipați evenimente viitoare.
Decide cât de des trebuie să întrerupeți și să revizuiască lista și categoriile dvs., atunci când pentru a face acest lucru, astfel că funcționează cel mai bine pentru tine (zilele de vineri, astfel încât să puteți „aproape“, săptămâna și relaxați-vă peste week-end, sau de luni pentru a începe săptămâna în mod proactiv?), și programați aceste sloturi. Creați o listă de verificare a ceea ce veți trece în timpul lor. Veți găsi că acest lucru vă oferă mai multă libertate - ceea ce înseamnă că nu veți fi prinși de termenele iminente și veți fi mai puțin probabil să terminați lucrurile în ultimul moment.
Super Structurat: Cum să depășească haosul și să câștige timp înapoi de David Stiernholm este afară acum, RRP £ 12.99 (LID Publishing). Cumpărați pe amazon.co.uk
Strategii de ucidere pentru a vă stăpâni lista de rezolvare
Lumea muncii se schimbă, potrivit lui Alexandra Cavoulacos și Kathryn Minshew, fondatori ai hub-ului de carieră online The Muse și autorii Noile reguli de lucru. Urmați sfaturile acestora pentru a vă accelera progresul carierei și pentru a găsi mai mult timp pentru a face lucrurile pe care le iubiți.
Câștigarea războiului împotriva timpului nu înseamnă că ați încercat sute de instrumente online care s-ar pretinde că ajută profesioniștii să fie mai productivi. Da, aceste instrumente pot ajuta, dar, în mod fundamental, este vorba despre regândirea modului în care folosești timpul. Și aceasta începe în fiecare zi cu modul în care vă organizați sarcinile.
Rețeaua de angajare LinkedIn a realizat un sondaj care a relevat cât de mult listele noastre profesionale de lucru au nevoie de un makeover. Se pare că suntem minunați la listarea lucrurilor pe care trebuie să le facem, dar nu atât de bine pentru a le face. De fapt, aproape 90% dintre profesioniști admit că nu reușesc să-și îndeplinească toate sarcinile din lista lor de lucru până la sfârșitul unei zile de lucru medii. Deci, dacă vă faceți rău să faceți în fiecare zi aceleași liste învechite - și să veniți pe scurt - aici sunt patru strategii cheie pentru a schimba toate acestea.
1. Mențineți o singură listă de master pentru a lucra
Să fim cinstiți: dacă doriți să obțineți o imagine completă a tuturor sarcinilor pe care trebuia să le faceți pentru a lucra chiar acum, este posibil să nu puteți găsi totul pe o singură listă. În schimb, probabil că aveți câteva Post-uri aici, un proiect salvat în e-mailul dvs. acolo, note notate în stickies pe calculatorul dvs. și poate o listă de verificare de două ori pe telefon, nu-i așa? Dar dacă scopul este de a obține totul, trebuie să aveți un singur loc pentru sarcinile legate de locul de muncă. Alegeți metoda dvs. de alegere și începeți să vă consolidați.
Lista poate fi unul scris de mână în interiorul Planificatorul dvs. de încredere, un document care vă păstrați pe desktop, o aplicație pe telefon, sau orice altceva - nu e vorba de mediu, este vorba despre procesul de gândire.
Doar asigurați-vă că orice metodă folosiți, puteți adăuga la lista dvs. de oriunde. Acest lucru înseamnă că, dacă utilizați o aplicație pentru desktop, veți dori să creeze un sistem pentru a captura de a-DOS care culturi de până în timp ce sunteți departe de computer, cum ar fi sarcinile care le obține în timp ce într-o ședință, sau apel telefonic vă amintiți în timpul călătoriei de călătorie pe care trebuie să o faceți mâine.
Preferința noastră este să trimiteți prin e-mail aceste mementouri prin e-mail, apoi să ștergeți e-mailurile după ce le-am transferat pe lista principală.Însă pur și simplu le scriu pe note lipicioase și le transcriu și la fișiere.
2. Urmați regula 1-3-5
Un mod în care am transformat nu numai productivitatea proprie, ci și cea a întregii noastre echipe de la TheMuse.com este urmând regula 1-3-5, pe care Alex a dezvoltat-o. Iată ce este: într-o anumită zi, presupuneți că puteți realiza doar un singur lucru mare, trei lucruri medii și cinci lucruri mici și puteți restrânge lista dvs. de lucru pentru cele nouă elemente.
Sunați înfricoșător? Ei bine, este, la început. Dar așa sau nu, aveți doar atât de multe ore pe zi și veți obține doar un număr finit de lucruri făcute. Să vă impuneți prioritatea prin crearea listelor 1-3-5 înseamnă că lucrurile pe care le realizați vor fi lucrurile pe care alegeți să le faceți, mai degrabă decât cele care se întâmplă să se facă.
Desigur, numărul de sarcini în sine poate fi flexibil. Dacă vă petreceți o mare parte din zi în întâlniri, de exemplu, este posibil să reduceți numărul de sarcini. Sau dacă poziția dvs. este una în care fiecare zi aduce o mulțime de întâlniri și misiuni neașteptate, puteți încerca să lăsați goale o sarcină medie și două sarcini mici în pregătirea pentru cererile de ultimă oră de la șeful dumneavoastră.
Acest lucru nu înseamnă că trebuie să limitați lista de sarcini de master la doar nouă lucruri. Mai degrabă, ar trebui să păstrați două tipuri de liste: o mare listă cuprinzătoare de "chiuveta de bucătărie" a tot ceea ce trebuie să faceți la un moment dat (într-un singur loc) și un altul care este mai scurt și vă oferă ordine de mers pentru ceea ce trebuie să obțineți făcut astăzi.
Vă recomandăm ca înainte de a părăsi slujba seara, să luați câteva minute pentru a vă defini 1-3-5 pentru a doua zi, astfel încât să fiți gata să loviți terenul care rulează dimineața.
De asemenea, planificarea în acest sens înseamnă că veți putea avea mai multe convorbiri informate cu managerul dvs. atunci când el sau ea renunță la ceva nou pe care trebuie să-l faceți imediat, precum și instrumentele pentru re-prioritizarea celeilalte activități. De exemplu, atunci când o prezentare surpriză se încadrează în poala ta, încercați: Sigur, pot să vă dau asta până la ora 15:00, dar rapoartele trimestriale nu vor fi gata până mâine, deoarece am programat timp să lucrez la asta astăzi.“
3. Efectuați o sarcină importantă înainte de prânz
Acesta poate fi greu, dar funcționează. Luați una dintre sarcinile dvs. mari sau medii și abordați-o întâi dimineața, chiar înainte de a verifica e-mailul, dacă puteți. Credeți-ne, nu există nici un sentiment mai bun decât trecerea de la o sarcină majoră înainte de prânz.
Expertul în motivație și autorul, Brian Tracy, numește acest lucru "mănâncă broasca ta", un semn al faimosului citat al lui Mark Twain: "Mănâncă o broască viu primul lucru dimineața și nimic mai rău nu se va întâmpla cu tine în restul zilei".
Kathryn îi identifică adesea "broaștele" pentru a doua zi - cele mai dificile sarcini sau cele pe care știe că le va plăcea cel mai puțin - cu o seară înainte. Asta ajută-o să-i pregătească mintal să le abordeze dimineața, și o împiedică să le pună la pământ până a doua zi, apoi a doua zi.
4. Blocați-vă calendarul
Dacă constatăți că întotdeauna supraestimați cât de mult puteți face într-o zi, încercați să alocați timp pentru fiecare dintre dvs. de la dos la calendarul dvs., la fel cum ați proceda la planificarea întâlnirilor. Odată ce ați definit sarcinile din lista dvs. de sarcini sau din lista 1-3-5, încercați să le programați, blocând timpul corespunzător pentru fiecare.
Cel mai important este să fii realist cu privire la cât timp va dura fiecare. Scriind e-mail-uri importante unui client ar putea dura 15 minute, de exemplu, în timp ce pregătiți strategia Q1 pentru echipa dvs. poate necesita câteva ore.
Este ușor, dar periculos să intrăm în capcana de a lăsa produsele critice de lucru să fie retrogradate la momentele rămase între întâlniri. După cum a spus economistul John Kenneth Galbraith: "Întâlnirile sunt indispensabile atunci când nu vrei să faci nimic".
Cu excepția cazului în care descrierea postului dvs. este doar de a lua întâlniri (și presupunem că nu este), blocarea timpului este o modalitate excelentă de a vă asigura că faceți timp pentru o activitate reală: lucrurile care mută afacerea înainte și clienții plătesc compania pentru a produce.
Când încercați acest lucru, asigurați-vă că blocați timpul în calendarul dvs. pentru a vă atinge prin e-mail, brainstorming sau alte sarcini importante, dar care nu sunt livrabile. Dacă aveți responsabilitățile dvs., încercați să blocați o oră dimineața și o oră în după-amiaza pentru a lucra prin căsuța de e-mail - și apoi disciplinați-vă să nu vă petreceți timpul între manipularea e-mailurilor, când ați planificat să lucrați la altceva.
